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大手化学メーカーIT部門でVISITS formsを活用して、最新ITの探索テーマ及び施策選定プロセスの効率化を実現

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実施内容

『探索すべき情報技術の発案・選定』、『複数技術を組み合わせたIT施策の考案・選定』において、VISITS formsを導入し、プロセスの効率化・高度化を実現。

実施期間

2022年10月および2023年4月に実施

課題・背景

当グループでは、最新の情報技術を探索・試行し、組織・従業員の生産性向上に貢献しています。これを推進するために、まずは①探索すべき情報技術の発案・選定、②複数技術を組み合わせたIT施策の考案・選定が非常に重要なプロセスとなります。本プロセスの効率化・高度化に向けてVISITS formsを導入


実施結果

  • 探索すべき技術テーマの発案について、従来手法（Excelベースによるテーマ募集）と比較してアイデア数が約1.5倍に増加。アイデアの可視化（定量化）により、テーマの絞り込みが容易になる等、選定プロセスの効率化も実現。
  • 次年度施策検討において、施策の案出しから評価までをスピーディに実現。その結果、従来手法（ワークショップベースでの案出しと評価）と比較して、約47%の検討期間を短縮。
 
同グループでは、従業員の生産性向上を目指し、半期毎の注力技術の選定、年度毎の推進施策の検討を実施。そのためのツールとして、次世代型意見収集ツール「VISITS forms」の活用を決定。本件を担当されているデジタル共創本部 IT統括部 先進IT探索グループの横田様、小林様に導入の目的や効果などを詳しくお伺いしました。

 

VISITS formsの使い方を工夫し、アイデア数の増加や期間短縮だけでなく、納得性の高い議論を通じたテーマの決定が可能に

−お二人の役割とミッションを教えてください。
私たちはデジタル共創本部 IT統括部の先進IT探索グループに所属し、組織・従業員の生産性向上を実現するIT施策を推進しております。主に、１．最新IT・動向の調査、２．最新ＩＴと既存ＩＴを組合せた技術トライアルを担当しています。前者については、旭化成グループで有益となる最新ITの探索を通じて、その活用の可能性や技術的な限界等を把握・整理し、社内に発信しています。後者については、ビジネスや業務の想定課題の解決に向けて、最新ITと既存ITを組合せた技術検証を実施しています。
−導入の背景を教えて下さい。
技術探索や技術トライアルのテーマ検討においては、これまでワークショップ形式で各メンバーの「想い」と「アイデア」をぶつけ合い、議論を重ねてテーマを決定しておりました。しかし、この手法では、ワークショップの限られた時間内で全員が十分に意見を出せない可能性があることや定量的な評価に基づいてテーマを選定することが難しいことなど、様々な課題を感じていました。そこで、事前に個人を特定しない形で自由に意見を出し合える環境が必要と考え、「VISITS forms」の導入を決定致しました。

意見の広さと深さ、両面で効果を実感

−具体的な実施内容を教えてください。

2022年下期の技術テーマ選定時、VISITS formsを活用し、「探索すべきと考えるテーマ」「そのテーマで具体的に何をすべきか」「なぜそのテーマに取り組む必要があるのか」など、本音を聞き出す８つの設問設計、環境整備を実施しました。また、レビューセッションでは期待効果や技術成熟度など５つの指標による相互評価を実施しました。そこで収集したアイデアとスコアを、散布図とバブルチャートにすることで視覚的に整理し、ワークショップで情報を活用しました。その結果、従来手法と比べて幅広く多様なアイデアの収集に成功しました。

さらに、ワークショップでの客観的スコアの明示により、質の高い議論、納得性の高い結論出しに繋がったと考えております。また、本取り組みではインタビューセッションとレビューセッションを２週間ずつ設けて実施したことで、メンバーから「思いついたときに好きなタイミングで入力することができてよかった」「ワークショップでは発言しにくいケースもあったが、自由な発想でアイデア出しをできた」等、ポジティブな意見が多数上がっていました。

アイデア数が大幅に増加、参加メンバーの満足度も向上

−実施結果はいかがでしたか？

以前の技術探索テーマのアイデア募集時と比較してアイデア数が約1.5倍に増えただけでなく、各メンバーが時間と場所を選ばすにアイデアを創出することができたり、匿名式であることで思い切った意見を投稿できたりと、満足度の高い意見出しをお互いに行うことができました。

また、IT施策の検討・選定においては、テーマ決定に至るまでの期間を、従来手法と比べて47%短縮することが可能になりました。VISITS formsの導入については約９割のメンバーがポジティブな評価をしており、アイデア数の増加や検討期間の短縮等、今回の試みは大きな成果が得られたと感じています。

−今後のチャレンジに向けて、一言お願いします。

当グループは、旭化成グループの組織や従業員の生産性向上に資するIＴ施策をゼロから企画しています。そのため、限られた時間内で、より多くのアイデアを効率的に収集し具体的な施策に落とし込むことが必須となります。今回の取組みを通じて、テーマ選定プロセスにおけるVISITS formsの高い有効性を感じることができましたので、今後も使い方を工夫して更なるブラッシュアップを行っていきたいと思います。

 

 

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