皆さん、こんにちは。VISITS Technologiesの代表の松本です。
についてお話ししたいと思います。
皆さんが会議DXツールと聞いてまず思い浮かべるのは、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツールではないでしょうか。
新型コロナウィルスによる世界的なパンデミックによりリモートワークが増え、それに伴いWeb会議ツールも一気に普及しました。
私たちはWeb会議ツールの活用で「会議に参加するためには出社しなければならない」という制約から解放され、働き方そのものがDXされました。
これは大きな変化と言えるでしょう。
会議への参加方法をDXしたのがWeb会議ツールだとすると、会議の議事録作成や議事録の内容を社内で共有・管理したりするツール、会議に関連するプロジェクトを管理するツール等も会議DXツールと言えます。
議事録作成ツールとしては「AI GIJIROKU」や「Confluence」が挙げられます。
AI GIJIROKUはオンラインで会話した内容をリアルタイムで画面に字幕表示し、会議後に議事録を自動作成してくれます。
手動による編集箇所を機械学習して、利用するごとに議事録作成の精度が高まるのも特徴です。
これまで人間が行っていた議事録作成を自動で行ってくれるため業務効率が向上します。
また、Web会議システムの普及により会議中の会話もデジタル化しやすくなり、このような議事録作成ツールの精度も向上しています。
Confluenceは議事録作成に加え、社内情報の管理・共有を支援してくれるツールです。
組織内の知識を集約し共同作業を行うためのワークスペースがあり、後述のタスク管理ツールと連携することで、会議後のプロジェクト管理も効率的に行うことができます。
タスク管理ツールとしては「Trello」が挙げられます。
会議で議論した内容を元に次のアクションをタスク化したり、進行中のプロジェクトの進行状況を確認したり、会議と関連するアクションは会議外の時間でも発生します。
Trelloはこれらの状況を一目で可視化し、管理しやすくすることで業務効率を向上させてくれます。
ZoomをはじめとしたDXツールの登場によって会議の効率性は飛躍的に向上しました。
しかし、これらのツールを活用しても解決できない課題が実は残っています。それは以下のような課題です。
①会議の参加人数が多くなると（他人事化して）議論に参加しない人が増える
②職位の高い人や声の大きな人の意見が通りやすい（他の参加者は本当は納得していない）
③時間内に何も決まらない（会議が無駄な時間となる）
これらは全てリアルの対面での会議においても課題でしたが、①についてはオンライン会議になって（他の会議議参加者が何をしているか分からなくなった分）一層課題が顕在化しています。
コンサルティングファームのBain & Companyの研究によると、会議の参加人数が７人を超えると参加者が１人増えるごとに生産性が10％ずつ低下し、17人を超えると意思決定効果がゼロになる（７の法則）ことが分かっています。
これは①と②が主な原因です。
すなわち、人数が増えると共に参加者の当事者意識が減る中で職位や声の大きな人の意見が通りやすくなり、最適な意思決定から乖離していく確率が高くなるためです。
③も会議にありがちな課題です。
根本的な原因は事前にアジェンダや会議の目的が参加者に共有されておらず事前に各参加者がリサーチをしたり自分なりの考えをまとめて会議に参加していないため、（議論の質が低く）皆が納得するレベルの結論に時間内に到達できないのが原因です。
パーソル総合研究所の調査によると、１万人規模の会社では無駄な会議により年間で約15億円の損失が出ているというデータがあります。
実は①の問題は参加者の当事者意識が薄れるということだけが原因ではなく、そもそも議論して発言する人が増えると全体の意見の取りまとめコストが爆発することも大きな原因です。
例えば会議参加者が20人だった場合、正しく意思決定をしようとすると20人全員の意見を一通り聞いた後、どの意見同士が実質的に同じことを言ってるか（どれが異なる意見なのか）判断し、異なる場合にはどちらの意見を採用すべきか、どのような観点から意見の良し悪しを評価すべきなのか等、意見の取りまとめのために考慮すべき項目や踏むべきステップが沢山あります。
意思決定のために考慮すべき点が多すぎて結局②や③に落ち着いてしまうのです。
最後にこれらの課題を解決してくれるオンラインツール「VISITS forms」とその活用方法についてご紹介します。
＜VISITS formsの活用方法＞
会議の主催者はVISITS forms上で議論したいアジェンダや会議の目的を設定、参加者から意見を収集したい設問を作成し、回答URLを参加者に送付します。ここまではGoogle formなどの既存のアンケートツールと同様です。
既存のアンケートツールと大きく異なるのは、集まった回答を参加者同士で匿名で相互評価を行う点です（相互評価のための評価基準は会議の主催者が設問設計を行う際に同時に設定しておきます）。
すると、相互評価データを元に独自特許アルゴリズムが解析を行い、参加者から共感・納得を得られた「重要な意見順」に回答を並べ替えてくれます。
このようなプロセスを経ることで
アジェンダや会議の目的が不明確であるという③の課題
発言しないという①の課題
職位の高い人や声の大きな人の意見が通りやすいという②の課題
を同時に解決してくれます。
VISITS formsを利用することで以下のようなメリットが得られます。
会議の主催者がVISITS forms上でアジェンダや設問を設定する際に評価基準も同時に設定するので、「どのような観点から意見の良し悪しを評価すべきなのか」が明確である
事前にアジェンダや目的が共有され、参加者は自分なりの考えをまとめてから（回答してから）参加するため、会議での議論の質が向上する
匿名性で心理的安全性が高いため回答しやすく、職位の高い人の回答か判別できないため評価の時にも忖度できない。結果として本当に良い意見が高く評価される
アルゴリズムが自動で意見を取りまとめてくれるため、取りまとめコストが発生しない。結果として、会議の参加者数に比例して知見を網羅的に収集できるというメリットだけを享受できる
回答を重要度順に並べ替えてくれるため、上位の意見だけにフォーカスして議論すれば良い
このようにVISITS formsを活用すれば、これまでの解決できなかった課題を解決することで会議の生産性を飛躍的に向上させることができます。
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