（1）事務局から参加者様へのご案内
VISITS formsというツールを使ったアイデア収集や意見提出などを行うことを、メールやオンライン掲示板にて、事務局からご参加者様へご案内ください。
案内いただく情報例
① VISITS formsの概要
② ご利用方法
③ プロジェクト名
④ 開催期間
⑤ 注意事項
⑥ 問い合わせ先
【補足】
ご案内のためのメール文面（サンプル）をご準備してあります。
（2）参加登録の確認
「プロジェクトの参加者登録」をご参照の上、参加者様のご登録をお願いします。なお、進捗管理画面から、登録人数を確認することができます。
参加者様にご自身で登録してもらう場合、登録進捗を確認します。
- 登録人数をクリックすると、登録者のリストが表示されます。
- 必要に応じてリストをダウンロードし、対象者が登録されているか確認してください。右上のボタンから登録者のリストをダウンロードできます。
- 事務局で参加者を登録する場合、登録進捗の確認は不要です。
【補足】
インタビューとレビュー、どちらかだけに参加する参加者がいる場合、それぞれの登録人数が異なりますので、ご注意ください。
（3）インタビューセッションの開催
インタビュー期間になると自動的にセッションが開始されます。進捗管理画面から、登録・未開始・実施中・完了の人数を確認することができます。進捗を確認し、必要に応じてリマインドを配信してください。
（4）レビューセッションの開催
シャッフリング「自動」の場合
レビュー期間になると自動的にセッションが開始されます。進捗管理画面から、登録・未開始・実施中・完了の人数を確認することができます。進捗を確認し、必要に応じてリマインドを配信してください。
【参考】
- シャッフリングを「自動」にした場合、１アイデアあたりの評価数は以下の通りとなります。
- レビュー参加者が８人未満の場合：レビュー参加者数と同じ数
- レビュー参加者が８人以上の場合：８もしくは「５×レビュー者数÷回答数」の どちらか大きい方
- 例えば、インタビュー参加者が50人、提出したアイデア数が３つ/人の場合、評価されるアイデア数は合計150アイデアとなります。それを50人が評価する場合、シャッフリングを自動にすると一人あたり24アイデアを評価することとなります。
シャッフリング「手動」の場合
インタビュー期間終了後からレビュー期間開始までの間に、管理画面右上のボタンから「シャッフリング」を必ず実行してください。
1回答あたりの評価人数を設定して「実行」をクリックしてください。
【参考】
- 例えば、インタビュー参加者が50人、提出したアイデア数が3つ/人の場合、それを50人が評価する場合、設定数ごとの１人あたり評価数は以下の通りです。
- １回答あたりの評価人数を10にした場合 → １人あたりが評価する数は 30アイデア
- １回答あたりの評価人数を７にした場合 → １人あたりが評価する数は 21アイデア
- １回答あたりの評価人数を５にした場合 → １人あたりが評価する数は 15アイデア
（5）結果の確認
管理画面から結果データをダウンロードしてください。
結果確認面右上のボタンから、結果のCSVデータをダウンロードできます。また、画面上でスコア順などに並び替えることもできます。
【補足】
- ダウンロードされるCSVは、以下の３種類となります。
- アイデアに対するスコア：インタビューで提出された「アイデア」一つひとつに対するスコア
- 人に対するスコア：インタビューでアイデアを提出した「人」に対するスコア
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- コメントのデータ：レビューで参加者がコメントを記入した場合にダウンロード